中共湖南省委组织部、湖南省人事厅关于印发
《湖南省流动人员人事档案管理暂行办法》的通知
（1998年10月26日 湘人发[1998] 137号）

湖南省流动人员 人事档案管理暂行办法

    为了进一步加强流动人员人事档案的管理，维护人事档案的真实性、严肃性，完善人才流动社会化服务体系，促进人才合理流动，根据《中华人民共和国档案法》，中共中央组织部、国家档案局《干部档案工作条例》以及中共中央组织部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发[1996]118号）等有关法律、法规和文件精神，结合我省流动人员人事档案管理工作的实际情况，制定本暂行办法。
    一、流动人员人事档案管理原则与管理机构
    （一）流动人员人事档案管理必须遵循“集中统一，归口管理”的原则，按照中共中央组织部《干部人事档案工作目标管理暂行办法》和《干部人事档案工作目标管理考评标准》实施目标管理，接受同级党委组织部门、政府人事部门的监督与指导。
    （二）流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）政府人事行政部门所属的人才流动服务机构（以下简称人才流动服务机构）。严禁其他任何单位（包括各业务主管部委厅局、大专院校、企业事业单位内设的人才流动中心、各类非政府人事行政部门所属的人才市场中介机构）和个人保管流动人员人事档案。已保管流动人员人事档案的单位或个人，应在《暂行办法》下发之日三个月内将人事档案移交给当地人才流动服务机构。
    （三）流动人员人事档案管理坚持按人事隶属关系分级管理的原则，跨地区流动的流动人事人呈档案，可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理，也可由其现在工作单位所在地的人才流动服务机构管理。
    （四）人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、传递等管理工作，认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资、学历变更、科学发明、专利成果记载工作，出国（境）政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。
    二、流动人员人事档案管理范围
    （一）辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；
    （二）与工作单位脱离行政隶属关系或与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；
    （三）待业大中专毕业生的人事档案；
    （四）自费出国留学人员人事档案；
    （五）外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；
    （六）外国及境外企业驻湘代表机构中方雇员的人事档案；
    （七）与人才流动服务机构签订了人事代理合同的单位或个人委托的人事档案；
    （八）其他流动人员的人事档案。
    三、流动人员人事档案的保管
    （一）人才流动服务机构必须建立具备防火、防潮、防盗条件的专用档案库房，配备铁质的保险柜；经常检查落实库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施；管理流动人员档案500份以上的，档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分设；500份以下的应有专用的档案库房，且库房面积每500份人事档案不得少于20平方米。
    （二）流动人员人事档案管理应由专人负责。凡管理流动人员档案500份以上的，应按每1000份配备一名专职人员管理档案，500份以下的，应配有以管理流动人员档案为主的兼职人员。档案管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守、认真细致、具有大专以上文化程度并有一定人事档案管理专业知识的中共党员。
    （三）档案管理人员必须严守保密规定，不得随意泄露档案内容。
    （四）建立健全流动人员人事档案管理的内部规章制度，不断研究和改进人事档案管理方法和技术，逐步实现档案管理现代化。
    （五）加强流动人员人事档案管理的政策研究和理论研究，定期培训档案管理人员，强化业务考核，不断提高流动人员人事档案管理效率、质量和水平。
    四、流动人员人事档案材料的收集、整理与利用
    （一）人才流动服务机构要按有关规定认真做好流动人员人事档案材料的收集、鉴别、整理与利用工作。流动人员人事档案材料的收集，要做到及时、准确、真实、全面，入档材料必须经过认真细致的鉴别，需经单位或本人签字的，应在签字盖章后方能归入档案。
    （二）人才流动服务机构应按照干部档案整理工作的有关规定，认真做好流动人员人事档案材料整理工作。在整理档案过程中，要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。
    （三）人才流动服务机构应按照《干部档案工作条例》中的有关规定，建立健全流动人员人事档案的查阅、借阅等工作制度。
    （四）查阅、借用或索取档案证明材料，应办理审批手续。查阅单位应出具书面函件、申明查阅理由并派出中共党员到人才流动服务机构查阅流动人员人事档案。对不符合规定条件的，人才流动服务机构不准查阅或向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。
    （五）查阅、借用档案必须严格遵守保密规定和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容
    （六）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
    （七）对高级专业技术人员和涉及国家秘密的流动人员人事档案要严格保管，严格查阅手续。
    五、流动人员人事档案的转递
    （一）流动人员人事档案的转递必须严格按照有关规定，严格登记、注销，并认真做好转入转出手续。人才流动服务机构凭符合国家有关规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函十五天内，将流动人员的人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。
    （二）转递的流动人员人事档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后，及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或者不清楚的，应及时要求原单位补齐或查清楚。
    （三）流动人员人事档案的转递，应通过机要交通或由组织、人事干部直接送取，不得邮寄，严禁交本人自带。对流动人员本人自带的人事档案，人才流动服务机构不得接收。
    （四）人才流动服务机构接管流动人员人事档案，须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书，合同书必须明确双方的权利、义务等内容。
    （五）人才流动服务机构开具的转档手续，与机关、国有企事业单位开具的转档手续具有同等效力。机关、国有企事业单位必须凭人才流动服务机构开具的转档手续，方可接转流动人员人事档案及其人事关系。
    六、监督与处罚
    （一）对违反本办法有下列情形的，由党委组织部门和政府人事行政部门会同有关部门进行处理：
    1、对没有人事档案管理权的单位（包括私营企业、民营科技实体、三资企业、乡镇企业、区街企业等非国有企业）或个人擅自管理流动人员人事档案的；
    2、擅自涂改档案内容或伪造档案材料的；
     3、擅自向外公布或泄露档案内容的；
    4、在流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理过程中，违反本办法，造成严重后果的；
    （二）对前款所列情形负有责任的单位或直接责任者，要视情节轻重，给予批评教育或党纪、政纪处分，触犯法律的，要依法追究法律责任。
    （三）离开国家机关、人民团体、国有企事业单位一年以上，其人事档案没有转入人才流动服务机构或自己管理档案的，各级人事部门不再认定其干部身份，不再办理调整档案工资手续。
    七、其它
    （一）人才流动服务机构管理流动人员人事档案，可按照省物价部门的有关规定收取服务费。
    （二）本办法自公布之日起施行，此前所发的有关文件同时废止。
    （三）本办法由省委组织部、省人事厅负责解释。