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人 事 代 理 知 识 问 答
一、流动人员档案为什么由政府人事部门人才中心管理?
中组部人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发[1996]118号）明文规定，流动人员人事档案管理机构为县以上政府人事行政部门所属的人才流动服务机构。严禁其他任何单位和个人保管流动人员人事档案。因此，为进一步加强流动人员人事档案的管理，维护人事档案的真实性、严肃性、完善人才流动社会化服务体系，促进人才合理流动，对流动人员人事档案由政府人事部门人才流动服务机构实行专门管理。
二、哪些人属于流动人员人事档案管理范围？
1．待业的大中专毕业生；
2．外资企业、乡镇企业、民营企业、私营企业等非国有企业从事专业技术或管理工作的人员；
3．单位实行聘用制的人员；
4．企事业单位改制分流的人员；
5．与用人单位解除聘用（劳动）合同的人员；
6．自费出国留学的人员；
7．其他具有中专以上学历的人员。上述人员就业时，其本人或用人单位应当委托当地政府人事部门人才流动服务机构提供人事代理服务。
三、什么是人事代理服务？
人事代理是将自己的人事档案、人事关系委托给政府人事部门人才流动服务机构管理，通俗地说，就是将自己的人事关系挂编（靠）在人才流动服务机构，成为该机构中不占编制、没有工资福利的工作人员。人事关系在该机构，人则在社会就业。人才流动服务机构为你管理人事档案，提供人事关系服务，即为你提供按期转正定级、计算工龄、晋升档案工资级别、收集归档年度业绩考核、保留干部身份、出具以档案为依据的各种政审证明材料、申报初任和评审专业技术职务职称、干部调动等一系列人事服务。这些服务统称人事代理服务。
四、办理人事代理有哪些好处？
1．建立人事（就业）档案，确认参加工作时间。委托人与政府人事部门人才流动服务机构签订《人事代理合同》，即将自己的人事关系挂靠在该机构；系高校毕业生其委托的起始日可以作为委托人的参加工作时间，试用期一年届满，由人才流动服务机构按时办理转正定级。
2．接转人事关系，连续工作年限。委托人从原单位解聘或辞职的，或是企事业单位改制分流的人员，可以按干部办理调动手续，将人事关系挂靠在人才流动服务机构，前后工作年限连续计算，如果以后有了新的工作单位，可再从人才流动服务机构调往新单位。
3．建立档案工资，晋升工资级别（行政级别或技术级别）。凡人事关系和档案委托（挂靠）在人才流动服务机构的，该机构会象对等自己职工一样，根据事业单位工资政策按期晋升工资级别。例如：王先生原是我市某事业单位一名科长，改制分流后，将人事关系和档案委托市人才中心管理，在办理正常工资晋级时，市人才中心即按科级干部的工资标准报市人事局工资科审批档案工资。这虽然是档案工资，但一旦调入新的单位，将按该工资级别套改工资。
4．保留国家干部身份，按干部办理调动。凡原来具备国家干部身份的人员和全日制普招生通过人事部门转正定级的，并与政府人事部门人才流动服务机构建立了人事代理关系的，都可保留国家干部身份，纳入国家干部管理，按国家干部管理权限办理调动手续。调入新单位按国家干部使用。
5．接转党组织关系。人才流动服务机构设立了“流动人员党支部”，为流动人员党员提供了组织挂靠和关系转递。流动人员党员按期向“流动人员党支部”交纳党费、汇报党员组织生活情况和思想情况，参加有关党的会议，参加党员代表选举和被选举。
6．申报专业技术职务职称。如果是高校应届毕业生，与人才流动服务机构建立人事代理关系后，是大专学历的工作满三年即可通过该机构初任助理工程师等助理一级的技术职务职称，是本科学历的工作满一年的即可初任助理一级的技术职务职称。若干年后又可按规定申报中级、高级技术职务职称。
7．提供以档案为依据的政审证明材料，如出国政审、考研政审、报考公务员政审等。
8．公正、真实地为你积累、归集档案资料，实行最安全的管理。档案是一个人一生的真实记录。那些在政治、经济、业务工作等方面的表现都是一个人的素质评价和社会信用资讯与政治资本，必须真实的、公正的录入档案，并为用人单位提供确凿的、真实的、公正的个人资讯材料。
五、流动人员档案放在市人才交流中心与放在其他部门有什么不同？
在本章中已经说明政府人事部门人才流动服务机构根据政策可以为委托人提供一系列人事代理服务。这是政府赋于人事部门人才流动服务机构的一项职能，是市场经济条件下，为实现人才资源市场化配置所提供的一种人事关系保障机制，而其他部门无法提供人事代理服务。
六、参加工作时间为什么可以从毕业当年算起，这样有什么好处？
一名大学生一旦毕业，就正式走上了社会并为生计奔波，尽管一时还无法选择一个稳定的合适的工作。如有时在某私营企业打工，有时在某外企打工，但这些都足以说明你已经就业了并且在为社会创造财富。因此，只要委托人提供曾经就业过的单位证明，人才流动服务机构可以为你确认参加工作时间。
工作年限长，档案工资级别便相对要高些。在申报技术职务职称的资格审查中，也需要相应的工作年限。工作年限不够就不具备申报某一级别的技术职务职称条件。因此，工作年限对委托人是有很多好处的。
七、学生档案与人事档案有何区别？
学生档案主要是毕业生在校学习成绩和表现的一种记录，不能按干部人事档案转递。人事档案则是一个人的职业和身份记录，属于干部人事档案范畴。学生档案只有形成人事档案才能按干部管理规定办理调动手续。
八、非全日制高校毕业生（如成教生）是否可以办理人事代理？
可以。如果本人申请，在办理就业手续和聘用制干部手续后，其人事关系、工资关系等人事代理服务与全日制毕业生一样管理，如需流动，可按聘用制干部正式调入企、事业单位。
九、我自衡阳某大学毕业后，在大连市某公司工作三年了，现在该公司决定把我正式调入。为此，我从母校将档案提了过去，可大连市人事部门却说不能办理，请问，我该怎么办？
1．因为你不属当地籍学生，且已超过应届毕业生就业派遣期，所以不能按应届毕业生派遣到大连市。
2．因为你的档案没有形成人事档案，而是从母校直接调档，自然是办不成调动手续。按照国家人事部规定，学生档案没有转正形成人事档案是不能按干部调动的。
正确的办法是：首先要将你的档案转递到衡阳市人才交流中心办理人事代理，形成人事档案后，再由大连某公司报请大连市人才交流中心发商调函到衡阳市人才交流中心，即可办理调动手续。
十、大学毕业后，人事关系挂靠在人才流动服务机构3年（人在社会就业），后又读研2年再参加工作，工龄怎样计算？
研究生学习期间不能计算工作年限。原大学毕业时参加工作时间不变，其工作年限可与研究生毕业后工作时间合并计算为连续工龄。
十一、怎样转递流动人员人事档案？
流动人员人事档案的转递必须严格按照有关规定，严格登记、注销，认真做好转入转出手续。
必须通过机要交通或由组织人事干部直接送取，不得邮寄，严禁交本人自带。
对流动人员本人自带的人事档案，人才流动服务机构不得接收。
十二、什么是转正定级？
转正定级是指全日制普通高校毕业（普招生）或新录用为国家干部的人员在试用期一年届满，通过考核鉴定称职可以转为正式国家干部身份，并同时确定工资级别而履行的一项程序。新干部试用期满应当填写《大中专毕业生转正定级审批表》，用人单位对试用期表现应当作出鉴定和签具是否同意按期转正意见，报政府人事部门审批。转正定级一般根据学历不同确定为办事员或科员级别并对应相应的工资级别。
流动人员人事档案管理应当遵循的基本原则
———兼答流动人员人事档案为什么要由组织人事部门授权或委托的机构来管理
1996年12月，中共中央组织部、国家人事部根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》，并征得国家档案局的同意，发布了《流动人员人事档案管理暂行规定》（以下简称《规定》）。该规定共８章，对流动人员人事档案涵盖的范围，流动人员人事档案的管理机构、档案的转递、档案的收集、整理与利用、档案的保管，以及对违反本规定的处理及解释权等，都作出了明确的规定。该规定发布后，总的贯彻执行情况是好的，促进了流动人员人事档案管理的科学化、法制化，保证了人事档案的安全和真实，维护了广大流动人员和用人单位的权益。但也出现了个别单位，特别是民营单位、私人机构随意招揽存放人事档案的问题。直接违反了该法规关于除了组织人事部门授权的机构外，“其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案”的规定。之所以出现上述问题，主要原因还是对该规定的宣传不够，一些人员、一些单位不了解、不掌握关于流动人员人事档案管理的规定。因此，适当地、有针对性地宣传该规定的基本精神，宣传人事档案管理的有关要求，统一思想认识，还是很有必要的。为了正确理解和自觉执行《规定》，首先要了解人事档案管理的基本原则。
一、集中统一、归口管理的原则
《规定》第三条规定：“流动人员人事档案管理遵循‘集中统一、归口管理’的原则，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。”人事档案管理的这一原则，是由两个更大的原则决定的。一是《档案法》规定“档案工作实行统一领导、分级管理的原则”。二是“党管干部”、“党管人才”原则。前者是档案管理的基本原则，后者是人事管理的基本原则，两个基本原则就决定了人事档案管理的原则必须是“集中统一、归口管理”。因此《规定》明确：“流动人员人事档案管理机构为县以上党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构。其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。”
为什么要坚持统一管理的原则？第一，《规定》要求统一管理人事档案的流动人员是指辞职、被辞退、解聘的机关工作人员、国有企事业单位管理人员和专业技术人员，待业的大中专毕业生，非公单位的专业技术人员、管理人员等等。统一管理他们的档案有利于国家统一掌握各类人才的总量、专业结构、分布情况，制定科学的培养、吸引、使用规划，根据国家发展战略和东、中、西部对人才的需求制定人才的宏观调控政策。第二，只有坚持统一管理，才能实现人事档案管理的一个重要目的，那就是《规定》第一条讲的“维护人事档案的真实性、严肃性。”档案的真实性也就是档案的价值所在，也是提供利用的前提。人事档案的价值有两个方面涵义，一是凭证价值，当用人单位需要时，档案管理单位能出具该人员有关身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审情况等证明文书；二是参考价值，档案中关于人员能力、性格、工作作风、思想政治表现等方面的记述应有一定参考作用。这些都要求人事档案管理机构熟悉人事管理的法律、法规和制度，懂得人事管理的要求，它所整理保管的档案符合人事档案的规范，出具的各类证明必须具有足够的权威性，在用人时能起到依据作用。那些未经组织人事部门授权、缺乏一定资质条件的单位显然起不到这样的作用。有的同志不懂这些道理，把管理档案看作是一个普通的经营项目，结果闹出一些笑话，比如有的民营公司，擅自承揽管人事档案的业务，而本身又没设党委，那么人家会问你怎么接转流动党员团员的组织关系？党员的组织生活谁来组织？积极分子的入党申请书往哪里交？流动人员需要政审时怎么解决？
附带说一下，当前全国正在分批开展保持共产党员先进性教育活动，要求所有党员，包括流动党员都要受到教育。凡是有保管人事档案的人才流动中心，都要在当地党委的领导下，认真制定流动人员参加先进性教育的实施方案，并认真加以实施。
二、安全、保密的原则
人事档案工作既是一项服务性工作，又是一项机要性工作。人事档案要为各类人才的求职择业、享受有关待遇、参与社会活动等提供服务，要为用人单位选人用人提供服务，如果没有服务性，人事档案工作就毫无意义；但人事档案工作不同于一般的服务工作，它是一项保密性工作，人事档案工作机构属于机要部门；人事档案是自然形成的，很多材料具有原始性，所以十分强调安全。
根据安全、保密原则，《规定》作了必要的基本规定，内容包括：
１．档案管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业知识的共产党员。
２．流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。
３．在整理档案过程中，要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。
４．查阅流动人员人事档案必须经过审批；查阅人员必须是中共党员。不是党员不能查阅，如查阅理由充分，可由档案管理机构向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。
５．对高级专业技术人员和涉及国家秘密的流动人员人事档案要有严格的保管措施，并严格查阅手续。
６．任何个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案。
７．查阅档案必须严格遵守保密规定，不得擅自泄露或向外公布档案内容。
８．档案库房必须合乎“六防”要求：防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温。
以上这些安全保密措施很具体，必须严格执行，切实做到，不能搞变通。
三、公共服务的原则
在组织人事部门成立人才交流机构之前，干部人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务，而且带有很强的政治性。为了方便工作，经批准，一些干部人事机构健全的大型国有企事业单位可以管理属于本单位管理的人员的档案，一定层次领导人员的档案仍然要由党委组织部门或政府人事部门管理。也就是说，一些大型国有企事业单位只能管理本单位的，而且是部分人员的人事档案，从来没有规定它们可以管理本单位以外的人员的档案。
出于深化机构改革和机关转变职能的需要，党委组织部门和政府人事部门在成立人才交流服务机构后，把流动人员档案管理这类比较具体的事务性工作委托或授权给人才交流服务机构负责，但这未改变人事档案管理的公共服务性质，所以绝不能把它搞成企业行为。
第一，流动人员人事档案管理工作绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服务内容，比如《规定》第七条明确：“人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国（出境）政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。”为了适应服务人事工作的需要，《规定》还要求“做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案的内容。”
以上这些服务内容，如果没有组织人事部门的授权和指导，实际上是难以完成的。
第二，管理流动人员人事档案“不能以赢利为目的”。这也是《规定》里已经明确了的。如果以赢利为目的，那就破坏了“公共服务”的性质，为了保证这条规定落到实处，一是收取少量服务费必须严格执行物价部门批准的标准，并接受群众监督。二是要坚决执行“收支两条线”，收取的服务费要如数上缴政府财政部门，不得私自截留。“收支两条线”是对行政事业费的管理措施，对企业则无法执行，这也从另一个侧面说明了企业是不能管理流动人员人事档案的，因为那样一来，实际就把这项公共服务变成了企业行为。
----转载自《中国人事报》总第825期 |